تعتبر غرفة الاجتماعات مكان العمل الوحيد المشترك بين أطراف المنظمة من فريق عمل وعملاء وموردين وزائرون أياً كانت الأطراف الكل نفس الطاولة ونفس المقعد والجميع سواسية لمناقشة وتبادل المعلومات. على عكس الجلوس في مكتب المدير أو الاجتماعات في ساحات العمل المفتوحة فهذا غير مريح للكثيرين وهي أقل راحة وتركيز بالإضافة الا تأثيرها على تحجيم الطرح ومبادلة الآراء. الدعوة للاجتماع في مكتب المدير قد تكون مقلقة للجميع باستثناء المدير فهذا يعتبر المكان المعتاد له وسيكون من السهل علية السيطرة على المحادثة وهذا بالضبط ما نحتاج الى تجنبه. لذلك من المهم تسخير غرفة الاجتماعات لتساعد في الوصول لأهداف المنظمة وتسهل تبادل المعلومات والمعرفة بشكل سهل وبشعور آمن.
عند التفكير في خيارات ومساحات غرف الاجتماعات فهناك متطلبات خاصة حسب احتياجات العمل والهدف من الغرفة، ولكن هناك خصائص عامه يجب توفرها للحصول على غرفة اجتماعات عصرية تساهم في خلق بيئة فعالة للعمل الجماعي.
اثاث عصري ومرن
طاولة وكراسي ومساحة جدارية مع الأخذ بعين الاعتبار المساحة الكافية للكراسي والحركة في المكان.
مساحة واسعة
فالهدف من الاجتماعات هو التعاون لذلك يجب أن تكون مساحة غرفة الاجتماعات واسعة بحيث يكون لدى الجميع المساحة .الكافية واللازمة للشعور بالراحة
أجهزة وأنظمة داعمة
تساهم التقنية في خلق بيئة تشاركية وتفاعلية وتمكين التواصل والإبداع لذلك سيتوجب اقتناء أجهزة وأنظمة لتجهيز غرفة الاجتماعات ويجب أخذ بعين الاعتبار أحجامها وتوفير المكان المناسب لها مثل الشاشات الذكية.
موقع ومكان مناسب
يجب أن تتوفر كامل الوسائل الأساسية في الغرفة وحولها. من المهم أخذ بعين الاعتبار الوصول السريع للغرفة وتوفر احتياجات الطاقة والشبكة وقربها من دورات المياه وإمكانية اغلاق المكان للحصول على الهدوء والخصوصية المطلوبة.
يبدو أن غرفة الاجتماعات وتنظيمها وكيفية الاستفادة منها تحتاج الى اهتمام أكبر فهي الواجهة الأساسية لضيوف المنظمة ومنبع الإبداع لفريقها. غالباً ما نقضي وقتاً طويلاً في هذه الغرف وسنقوم لاحقاً بعرض أبرز المشاكل التي تواجهها المنظمات لإدارة وتجهيز غرف الاجتماعات تقنياً وأفضل الحلول الذكية المتاحة لجميع فئات الأعمال سواءً الصغيرة منها أو الكبيرة.